Enterprise Resource Planning (ERP) verwijst naar software die bedrijfsprocessen automatiseert, van toeleveringsketen tot klantrelatiebeheer (CRM) tot – meestal – financiële systemen.

Met ERP's kunnen organisaties één enkele bron van waarheid voor hun gegevens te creëren en niet-gerelateerde API's met elkaar verbinden voor een groter, meer samenhangend bedrijfssysteem.

Dit wordt vaak een ERP-integratie genoemd, de uniforme weergave van gegevens uit alle systemen in realtime. Dit zet gegevens om in bruikbare informatie en maakt volledig gebruik van informatie om processen te verbeteren, te voldoen aan zakelijke behoeften en klantervaringen.

Dit komt regelmatig voor in geïntegreerde financiële systemen, waar boekhouding door 89% van de respondenten van één enquête werd genoemd als de belangrijkste ERP-functie. Hierdoor kan software algemene boekhoudtaken automatiseren en zorgt het voor betere, nauwkeurigere en gestroomlijnde financiële prognoses.

Waarom is ERP-integratie belangrijk?

ERP-software biedt een totaaloverzicht van bedrijfsapplicaties om real-time momentopnamen van prestaties en gegevenskwaliteit weer te geven. Hiermee kunnen bedrijven verouderde systemen die al dan niet goed werken met nieuwe applicaties onder één dak brengen met één gegevensbron.

Gecentraliseerde gegevens.

Gegevens zijn alleen nuttig als ze kunnen worden omgezet in actie. Door relevante gegevens op één centraal platform te verzamelen, kunnen bedrijven dit doen. Het alternatief is silo-datafeeds die in een vacuüm bestaan en waar het moeilijk is om echte inzichten uit te halen.

Een ERP-oplossing brengt datapunten samen en stelt business intelligence in staat om deze te analyseren en er echte inzichten uit te halen.

Procesautomatisering.

Automatisering groeit in alle onderdelen van het bedrijf en ERP's zijn daarop geen uitzondering. Door gegevensoverdracht te automatiseren, creëer je systemen die 24 uur per dag werken en menselijke fouten voorkomen.

Van het verwerken van inkooporders tot het automatisch updaten van artikelbeschikbaarheid: automatisering verbetert workflows en zorgt ervoor dat bedrijven beter kunnen inspelen op de behoeften van klanten.

Gepersonaliseerde klantervaring.

Een gepersonaliseerde winkelervaring is gebruikelijk geworden. Klanten verwachten het nu en 75 procent van de CIO's is nu op zoek naar manieren om klanten in realtime te betrekken met inhoud die uniek is voor hen en hun vermeende wensen.

Dit geldt ook voor alle kanalen, aangezien omnichannel klantervaringen de norm worden.

Vermindering van menselijke fouten.

Mensen zijn feilbaar en zelfs de meest gedisciplineerde werker maakt van tijd tot tijd fouten. ERP-integraties die volledig gebruikmaken van automatisering, elimineren dit handmatige proces en zorgen ervoor dat gegevens nauwkeurig en betrouwbaar zijn.

Rapporten hebben een hoge mate van nauwkeurigheid en in plaats van repetitieve dagelijkse taken uit te voeren, zijn werknemers vrij om werk te doen dat een grotere impact heeft op het bedrijf. Dingen zoals voorraadbeheer kunnen worden afgehandeld door automatisering om ervoor te zorgen dat wat je verkoopt zich ook daadwerkelijk in je magazijn bevindt.

Uitdagingen met ERP-integratie

ERP-systeemintegratie is natuurlijk niet eenvoudig. Een goed, goed doordacht project maakt gebruik van een hoogwaardige integratieoplossing en werkt zoals bedoeld.

Maar als er geen rekening wordt gehouden met verschillende systemen en architecturen en hoe ze met elkaar omgaan, zou het integratieproces rampzalig kunnen zijn. Microsoft, Oracle, Netsuite, Salesforce en SAP zijn typische softwaresystemen die door velen worden gebruikt, maar ze werken niet altijd goed samen.

De implementatie ervan gaat al snel boven het budget.

ERP-integraties lijden vaak onder de vloek van "je weet niet wat je niet weet". Het samenbrengen van meerdere niet-verbonden systemen voor software-integraties kan onverwachte gevolgen hebben die leiden tot kostenoverschrijdingen. Zelfs de meest zorgvuldig geplande integratie heeft pas een volledig beeld van hoe een integratie werkt als de 'aan'-schakelaar voor de eerste keer wordt omgedraaid.

Kan bovenmatig ingewikkeld zijn.

De complexiteit van het integreren van nieuwe en oude systemen, elk met hun eigen unieke architectuur, kan niet genoeg worden benadrukt. Elke toepassing heeft specifieke vereisten, die mogelijk niet werken met andere toepassingen. Elke ERP-integratie is een aanzienlijke technische uitdaging.

De meestvoorkomende ERP-integratiepatronen

Hoewel elke ERP-integratie uniek is, zijn er enkele algemene patronen die we vaak zien. Dit zijn typische reeksen of stappen die worden genomen om ERP-integratieproblemen op te lossen en moeten worden gebruikt als algemene blauwdrukken voor je eigen uitdagingen.

Migratie-ERP-integratie.

Bij een migratie-ERP-integratie worden datasets van een bepaald tijdstip van het ene systeem naar het andere verplaatst. Met een migratiepatroon kunnen ontwikkelaars geautomatiseerde migratieservices bouwen die gedeelde functionaliteit creëren.

Het uitzendpatroon.

Het uitzendpatroon stroomlijnt de verplaatsing van gegevens van een enkele module naar meerdere systemen in real-time en doorlopend. Gegevens stromen slechts in één richting en worden beschouwd als een relatie van 1:veel.

De enkele bron werkt gegevens regelmatig bij en zendt die bijgewerkte gegevens onmiddellijk uit. Dit komt meestal voor in omnichannel-verkoopomgevingen, waar zoiets als een prijswijziging onmiddellijk naar meerdere verkooppunten wordt gestuurd.

Het aggregatiepatroon.

Het aggregatiepatroon is het omgekeerde van het uitzendpatroon. Hierbij verzamelt één systeem gegevens uit meerdere systemen op één locatie. Door aggregatie is het niet meer nodig om regelmatig meerdere migraties uit te voeren, waardoor zorgen over de nauwkeurigheid en synchronisatie van gegevens worden weggenomen. Het is de eenvoudigste manier om gegevens uit meerdere systemen te extraheren en te verwerken in één applicatie of rapport en zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig, niet gerepliceerd en kneedbaar zijn.

Het tweerichtings-synchronisatiepatroon.

Dit verenigt data-integraties in meerdere systemen en creëert als een enkel systeem, terwijl toch wordt erkend dat er verschillende datasets bestaan. Dit is vooral handig wanneer verschillende systemen verschillende taken moeten uitvoeren met dezelfde gegevens.

Door tweerichtings-synchronisatie te gebruiken, kunnen beide systemen worden gebruikt en wordt een consistent real-time beeld van de gegevens in alle systemen behouden.

Het correlatiepatroon.

Correlatie- en tweerichtings-synchronisatiepatronen hebben overeenkomsten, maar correlatiepatronen onderscheiden dataset-interacties en synchronisaties van die dataset zolang deze in twee gerichte systemen voorkomt.

ERP-integratiemethoden

ERP-integraties zijn voorspelbaar onvoorspelbaar. Geen enkel bedrijfssysteem is hetzelfde, aangezien het meestal een mix is van legacy-systemen en SaaS-platforms in fysieke datacenters en de openbare- en privécloud. ERP-platforms hebben meestal hun eigen integraties, maar deze werken zelden goed voor elk systeem dat moet worden opgenomen.

Bedrijven moeten dus de integratie-onboardingmethode gebruiken die voor hen het meest geschikt is.

Integratieplatform as a Service (IPaaS).

Dit is een cloudgebaseerde integratie die flexibel en kostenefficiënt is en expliciet is ontworpen om ERP-platforms met SaaS-systemen te verbinden. Door gebruik te maken van de cloud zijn bedrijven beter voorbereid om te schalen wanneer dat nodig is en synchroniseren applicaties sneller dan andere methoden.

Integratie van punt tot punt.

Deze methode verbindt systemen direct met elkaar. Dit is effectief voor eenvoudige integraties waarbij er slechts twee platforms bij betrokken zijn, hoewel dit bij moderne integraties steeds minder gebruikelijk wordt.

Enterprise Service Bus (ESB).

ESB's zijn meestal te vinden in on-premise omgevingen. Hier worden gegevens geleverd aan de bus, vertaald naar elk formaat dat nodig is en doorgestuurd naar waar het heen moet, waardoor het meer een communicatiehub wordt. ESB's zijn ideaal voor on-premise architectuur, maar hebben moeite met cloudgebaseerde integraties.

Best practices voor ERP-integratie

Hoewel geen twee ERP-integraties identiek zijn, zijn er enkele algemene best practices die moeten worden gevolgd om projecten op tijd en binnen budget te houden.

Betrek de belangrijkste stakeholders vroeg en vaak.

ERP-integraties hebben invloed op het hele bedrijf en het is belangrijk om de behoeften van belanghebbenden vroeg in het proces te begrijpen. Communicatie en transparantie zijn essentieel om belanghebbenden betrokken te houden en op de hoogte te houden van wat een ERP-integratie voor hun werk zal betekenen. Van de backoffice tot klantgerichte functies, ze moeten allemaal deel uitmaken van het besluitvormingsproces.

Zorg voor een duidelijk integratieplan.

ERP-integraties zijn moeilijk en moeten niet lichtvaardig worden uitgevoerd. ERP-integraties vereisen veel planning en projectmanagement. Je integratiestrategie moet adequaat kunnen beantwoorden waarom dit project de moeite waard is om te doen en waarom de winst op de lange termijn de pijn op de korte termijn waard is.

Een goed plan hoopt op het beste, maar is voorbereid op de ergste integratie-uitdagingen, met noodplannen voor wat te doen als wat op papier staat in de praktijk niet noodzakelijkerwijs werkt.

Ruim je gegevens op voorafgaand aan de integratie.

Je ERP is zo sterk als de gegevens die erin staan. Voor de integratie is het belangrijk om een audit uit te voeren van je gegevensinvoer, waarbij je kijkt naar integriteit en duplicatie. Het slechte nieuws is dat dit tijd en middelen kost. Het goede nieuws is dat je dit waarschijnlijk lange tijd niet meer hoeft te doen.

Veiligheid staat voorop.

Beveiliging wordt snel top of mind bij een upgrade van de IT-infrastructuur, inclusief ERP-integraties. Alle platforms van derden moeten robuuste beveiliging bieden voor gegevens die stilstaan of in beweging zijn, vooral belangrijk bij het werken met klantgegevens. Je eigen legacy-systemen moeten ook worden beveiligd, vooral als er een openbare component aan is toegevoegd.

Het laatste woord

Het integreren van een ERP is bijna een must voor complexe IT-ecosystemen — en zelfs eenvoudige systemen zouden dit sterk moeten overwegen. Als je dit nu doet, verbeter je niet alleen de huidige services, maar maak je je IT-omgeving toekomstbestendig wanneer er nieuwe platforms online komen.

Vooral voor e-commerceplatforms zal een ERP-implementatie medewerkers, klanten en uiteindelijk de bedrijfsresultaten ten goede komen.

Veelgestelde vragen over ERP-integratie